Magiczna moc faktury – czyli „kto wywodzi ten dowodzi”

Jeden ze znakomitych lubelskich sędziów, autor cenionego komentarza o postępowaniu w sprawach gospodarczych – podczas prowadzonych przez siebie szkoleń z zakresu procedury cywilnej – z właściwym sobie poczuciem humoru zwykł mawiać, iż powodowie dochodzący roszczeń o zapłatę i ich pełnomocnicy mają tendencję (w pismach procesowych oraz na rozprawach) do nadawania fakturze przymiotów niemalże magicznych i zastępowania nią wszelkich innych dowodów zaś pozwani i ich pełnomocnicy sprowadzają fakturę do li tylko mało znaczących oczekiwań wystawcy, które powinny dopiero być zweryfikowane przez nabywcę.

Otóż czym jest faktura w obrocie gospodarczym czy w procesie i czym może być?

Przedsiębiorcy zgłaszający się do mojej kancelarii, którym wskazuję mankamenty niepodpisanych faktur sugerując zmianę ich praktyki w tej kwestii, od razu powołują się na opinię „swojej księgowej” o obecnym braku wymogu podpisu na fakturze.

Faktycznie zarówno ustawa o rachunkowości jaki i ustawa o VAT nie stawia wymogu podpisu zarówno sprzedawcy jak i nabywcy zaś niepodpisana faktura stanowi pełnoprawny dowód księgowy.

Nieco inaczej przedstawia się sytuacja w procesie: faktura niepodpisana przez nabywcę lub osobę działającą w jego imieniu jest jedynie dokumentem wytworzonym przez wystawcę – jego oczekiwaniem – zatem moc dowodowa takiego dokumentu jest znikoma (niektóre sądy nie zakwalifikują niepodpisanej faktury nawet do postępowania upominawczego), chyba że wsparta jest innymi dowodami, zaś przeprowadzenie tych innych dowodów przed sądem (np: zeznania świadków) bywa czasochłonne….

Fakturze można nadać jednak walor niebagatelnego dowodu w sprawie – jeśli będzie podpisana przez kontrahenta – będzie wówczas dowodem złożenia przez niego oświadczenia – zaś jakie to będzie oświadczenie zależy od treści faktury.

Strona stosunku zobowiązaniowego w procesie występuje się zazwyczaj w dwojakiej roli – nie tylko jako wierzyciel, ale również jako dłużnik – zatem przede wszystkim powinna dowieść spełnienia swojego zobowiązania a nie koncentrować się na niewykonaniu zobowiązania przez stronę przeciwną.

Jeśli faktura jest jedynym albo jednym z nielicznych śladów ustnej umowy między stronami zadbajmy aby miała elementy pozwalające na potwierdzenie ustaleń stron oraz wykonania zobowiązania.

Wystawiona przez sprzedawcę i podpisana przez kupującego faktura może być nie tylko kodeksowym „zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem” ale i dowodem spełnienia świadczenia niepieniężnego, pokwitowaniem zapłaty, wezwaniem do zapłaty, podstawą roszczeń gwarancyjnych itp. jeśli będzie zawierała elementy niezbędne do takiej kwalifikacji.

Wierzyciele, którzy traktują fakturę jako jedyny dowód mający przekonać sąd o zasadności ich roszczeń powinni pamiętać, że ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z tego faktu wywodzi skutki prawne, zaś uzyskanie podpisu kontrahenta na fakturze może być dużo mniej uciążliwe i czasochłonne niż np: późniejsze przesłuchiwanie świadków.

Przedsiębiorcy powinni mieć przy tym na uwadze, że zawodowy charakter ich działalności uzasadnia zwiększone oczekiwania co do zachowania należytej staranności i zdolności przewidywania.

Autor: Leszek Bloch

2015-06-24